Das Problem

In den GoBD, den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zu Datenzugriff“ ist festgelegt, dass Geschäftsbriefe wie Angebote, Rechnungen usw. über Jahre vollständig, manipulationssicher und durchsuchbar aufbewahrt werden müssen, wenn sie per Email übertragen wurden (erläutert in der GoBD, u.a. Abschnitt „Maschinelle Auswertbarkeit“). Ausschließliches Aufbewahren in Papierform ist NICHT zulässig (siehe GoBD Randziffer 119), die Verwahrung auf z.B. CDs ist nicht ausreichend (und würde Datenschutzprobleme auslösen). Kurz, JEDE Firma mit einer Emailadresse muss archivieren.

Die Lösung

Unser Mailarchiv stellt eine automatisierte Lösung für dieses Problem dar, vollautomatisch werden Kopien Ihrer ein- und ausgehenden Emails erstellt und innerhalb weniger Minuten in das Archiv überführt, verschlüsselt und indexiert.

Zusätzlich zur gesetzlichen Notwendigkeit spart das Mailarchiv Zeit bei der Suche nach Emails und verhindert, dass z.B. beim Ausscheiden von Mitarbeitern notwendige Informationen verloren gehen. Außerdem sind fälschungssichere Emails bei Rechtsstreitigkeiten oft Gold wert.