Finanzamtkonforme Kassensysteme für alle Branchen

Wir von ifdata möchten zusammen mit unserem Partner PosBill den lokalen Einzelhandel in und um Helmstedt stärken und auch für Gastronomen und Dienstleister flexible Computerkassen anbieten. Kassen müssen heutzutage viele Anforderungen aushalten: sie müssen konform mit der GoBD, der KassenSichV und den anderen Bestimmungen sein, trotzdem sollen sie bezahlbar und leicht zu bedienen sein.

Kassensysteme von Posbill sind flexibel und Ihren Bedürfnissen anpassbar. Die Software kann prinzipiell schon auf einem Tablet oder sogar Smartphone eingesetzt werden, aber auch auf einem ganz normalen Computer oder All-in-one-PC mit oder ohne Touchfunktion. Wir stellen Ihnen ganz nach Wunsch Ihre Kasse zusammen:

  • ein praktisch beliebiger Computer: Tablet, Stand-PC oder All-in-one
  • eine Kassenschublade
  • ein Belegdrucker
  • ganz wichtig: die TSE, sprich Technische Sicherheitseinrichtung
  • auf Wunsch Smartphones oder Tablets als zusätzliche, mobile Kasse zum Beispiel für den Einsatz in der Gastronomie direkt am Tisch
  • optional PosBill buylocal: Kunden können online Ware vorbestellen und diese im Geschäft abholen.

Der Übersichtlichkeit halber wollen wir an dieser Stelle ein paar Beispiele zeigen, welche Softwarevarianten es gibt und wie sie eingesetzt werden könnten:

 

Die Übergangsfrist für die TSE läuft!

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Bis spätestens 30.09.2020 müssen elektronische Aufzeichnungsgeräte, in diesem Fall also Kassen mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung versehen sein – handeln Sie jetzt!

In Niedersachsen wurde diese Frist wegen der Coronakrise und der damit zusammenhängenden befristeten Mehrwertsteueränderung antragslos und stillschweigend bis höchstens den 31.03.2021 verlängert (siehe Merkblatt des Landes Niedersachsen), falls es nicht mehr möglich ist, zeitgerecht aufzurüsten. Dabei ist aber die Voraussetzung, dass im September noch eine Bestellung bzw. der Auftrag erfolgt.

POS4Fun

POS4Fun gehört zu den Einstiegsvarianten der Softwarelösungen von PosBill und wird zum Beispiel für kleine Ladengeschäfte eingesetzt und läuft auf günstigen Windowstablets oder einem Standardcomputer.

Mindestausstattung: ein PC oder Tablet mit Windows 10, Bondrucker, TSE
Empfohlen: automatische Kassenschublade, Barcodescanner, Internetzugang

 Datensicherung bitte nicht vergessen!

 

PosBill Phoenix

Das neue „Phoenix“ ist eine andere Einstiegsvariante. Benötigt wird statt eines Computers nur ein praktisch beliebiges Gerät mit Android: Notfalls reicht das alte Smartphone oder Tablet.

Mindestvoraussetzung: Internetzugang, Androidgerät, Bondrucker und TSE
Empfohlen: Androidgerät mit mindestens 5 Zoll-Display, Kassenschublade

PosBill

Die Standardvariante von PosBill ist flexibler und leistungsfähiger, Einsatzgebiet sind Gastronomie und größere Geschäfte. Mehrere Kassen sind kein Problem, genauso wie ein Kundenbildschirm und mehrere Bondrucker (einer für Kundenbelege, einer für die Küche).

Mindestausstattung ist ähnlich wie bei POS4Fun. Zusätzlich empfehlen wir in der Gastronomie Smartphones oder Tablets für den Service „am Tisch“ mit PosBill mobile.

Produktbild der Computerkasse

Die Auswahl kann jetzt natürlich erschlagen, wir beraten dazu gerne. Natürlich konfigurieren wir die Kassen gerne, stellen Sie auf, pflegen die Software und besorgen neue Bonrollen. Es gibt einige Hürden, um Kassennachschau und Kontrollen vom Finanzamt gelassen sehen zu können, zusammen mit uns lassen sich Probleme aber grundsätzlich lösen. Vor allem sollen unsere Lösungen nachhaltig sein. Die Bestimmungen werden in sich in Zukunft immer wieder ändern und eine elektrische Registrierkasse kann den Anforderungen nur relativ kurze Zeit standhalten. Wenn eine Aufrüstung nicht möglich ist, wird die Kasse entsorgt und man fängt praktisch von vorne an. Sind wir an dieser Stelle doch mal ehrlich, das ist einfach Quatsch! Deswegen vertreiben wir vollwertige Computerkassen und rüsten unsere Kunden für die Zukunft. Belegausgabepflicht? Kein Problem. Die Gesetze verlangen einen QR-Code auf dem Bon? Kein Problem. Die Standards für den QR-Code ändern sich? Ebenfalls kein Problem!

Und wie immer: Komplettservice aus einer Hand. Auch ein kleines Geschäft kann ruck-zuck größer werden, mit unserer Hilfe fällt das umso leichter. Damit unsere Kunden wachsen können haben wir ein sehr breites Portfolio. Kassen und unsere anderen Dienstleistungen bieten wir hauptsächlich im Raum Helmstedt – Königslutter – Schöningen – Börde an.

 

Unternehmensidentität

Zusammen erarbeiten wir ein Logo oder setzen ein bereits vorhandenes um: Arbeitsbekleidung, Internetauftritt, Werbung 

Sicherheitstechnik

Videoüberwachung mit Aufzeichnung, zum Beispiel vom Smartphone abrufbar und Alarmanlagen

Telefonanlagen

Günstige Telefonielösungen wie virtuelle Telefonanlagen mit mobilen Handgeräten an Arbeitsplätzen und an den Kassen

Was ist die KassenSichV bzw. Kassensicherungsverordnung?

Die KassenSichV ist die neue Verordnung in Deutschland, in welcher geregelt wird, welche Anforderungen eine elektronische Registrierkasse erfüllen muss. Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, ist der Hauptbestandteil, denn jede Registrierkasse muss mit einer TSE gekoppelt sein. In dieser werden alle Geschäftsvorfälle gespeichert und signiert. Viele Registrierkassen können nachgerüstet werden, andere müssen ausgetauscht werden. Die Belegausgabepflicht („Bonpflicht“) ist ein anderer wichtiger Bestandteil der KassenSichV.ttings.

Was hat es denn mit der Belegausgabepflicht auf sich?

Kassen müssen jeden Beleg, sprich Bon, ausdrucken. Leider ist es nicht mehr zulässig, den Kunden vorher zu fragen, ob er den Beleg haben möchte. Jeder Beleg muss dem Kunden ausgedruckt angeboten werden. Dies gilt für alle „elektronische Aufzeichnungssysteme“. Ausnahme von der Regel: statt eines Ausdrucks darf dem Kunden der Beleg auch digital zur Verfügung gestellt werden, also etwa per Mail oder per NFC direkt auf das Smartphone.

Müssen Kunden Kassenbons annehmen und aufbewahren?

Nein! Kunden müssen den Beleg nicht annehmen, er darf sofort entsorgt werden, auch noch vor Ort im Geschäft. Kurz: keine Belegmitnahmepflicht oder ähnliches.

Gibt es Ausnahmen von der Belegausgabepflicht?

Ja, definitiv. Erstmal gibt es keine Registrierkassenpflicht. Eine sogenannte offene Ladenkasse, handschriftlich geführt, ist weiterhin zulässig. Und dort gibt es auch keine Belegausgabepflicht. Außerdem können die Finanzbehörden bei Härtefällen auch die Belegausgabepflicht entfallen lassen. Das berühmte Beispiel, der Bäcker um die Ecke gibt sehr viele Bons mit sehr niedrigen Beträgen aus. In dieser Situation ist es empfehlenswert, bei der zuständigen Finanzbehörde vorstellig zu werden.