Dokumentenmanagementsysteme
Wieviel Zeit verlieren Sie und Ihre Mitarbeiter mit dem händischen Durchforsten von Aktenordnern?
Kann auch aus dem Homeoffice oder im Außendienst auf alle Dokumente zugegriffen werden?
Wie hoch sind Ihre Druckkosten und können diese durch weniger Ausdrucke verringert werden?
Das Problem
Auch im Zeitalter der Digitalisierung sind die Papierberge riesig – gefühlt größer als je zuvor. Hohe Kosten durch Druck, Lagerung und Personalaufwand sind die Folge. Mitarbeiter, die nicht in der Firma sind müssen Ihre Kollegen nach Unterlagen fragen, welche dann gesucht, eingescannt und übermittelt werden müssen.
Die Lösung
Das konsequente Nutzen und Pflegen eines Dokumentenmanagementsystems (oder kurz: DMS) löst diese Probleme. Ihre Dokumente können nicht nur in Ordnerstrukturen abgelegt werden sondern auch mit weiteren Informationen versehen werden. Außerdem ist klar erkennbar, welche Dokumente noch abgearbeitet werden müssen und dank Wiedervorlage werden Mitarbeiter daran erinnert. Natürlich sind die Dokumente einer Texterkennung unterzogen und durchsuchbar – selbst wenn Sie sich mit den Suchbegriffen nicht 100% sicher sind.